Agiles Projektmanagement: Welches Tool macht das Rennen?

Unser „kleines“ Team bei BLACKTREES hat zusammen über 20 Jahre in Agenturen hinter sich. In dieser Zeit haben wir die gesamte Palette an Produktivitäts- und Organisationstools durchgespielt. So richtig zufrieden waren wir nie. Insbesondere in agilen Teams diktierten viel zu oft die Tools den Arbeitsablauf oder das Zusammenspiel aus mehreren Tools endete dann doch wieder im Chaos.

Für uns war daher klar: Wir benötigen etwas, das genauso flexibel und vielseitig ist wie unser Team selbst. Ein Tool, welches sich nicht nur individuell an und von den Mitarbeitern anpassen lässt, sondern auch verschiedenste Arbeit an kleinen und großen Kundenprojekten in einem aufgeräumten und intuitiven Prozess abbildet. Mit Notion haben wir für uns diese Lösung gefunden.

Was ist Notion?

Die Frage macht es einem nicht leicht, denn Notion ist primär eins: anpassungsfähig und vielseitig. Man könnte es sicher als Produktivitätstool bezeichnen, aber für meinen Geschmack ist das ein bisschen zu simpel. Notion ist wie eine Kiste voll mit Legosteinen, aus denen du dir genau das zusammenbauen kannst, was du für dein Team brauchst.

Für uns ist Notion ein allumfassendes Organisationssystem sowohl im professionellen als auch im privaten Bereich. Notion kombiniert Funktionen, die vorher auf verschiedene Anwendungen verteilt waren: Schnelle Notizen, Stichpunkte und To-do-Listen aus dem Notiz-Programm, Kanban Board und Zeitleisten aus dem Projektmanagementtool und das gemeinsame, cloudbasierte Arbeiten an Texten als Alternative zu Google-Docs. Dazu noch Content-Pläne, eine Knowledge-Base, eine Kontakt- und Kundendatenbank sowie die dazu passende prozessorientierte Ablagestruktur. Also genau das drin, was darauf steht: alles in einem.

Die Vorteile von Notion für ein remote Team

Um die Prozesse effizient zu halten und von Chaos zu befreien ist es besonders in einem remote Team wichtig, die Kommunikation und kollaborative Arbeit so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Nicht jede benötigte Datei muss ein Meeting sein – ja nicht mal eine Nachricht, wenn ich sicher weiß, wo die Datei abgelegt ist. Das spart viel Zeit und Frust, weil niemand die Arbeit des anderen unterbrechen muss. Eine gemeinsame Ablage ist natürlich nichts Neues. Aber eine Ablage die mit deiner Aufgabe, dem Projekt, dem Kunden und allen dazugehörigen Aufgaben verknüpft ist, macht das Leben sehr viel einfacher. Auch die Kommunikation geht hier nicht verloren – im Gegenteil. Die Basis für einen produktiven Austausch ist immer geschaffen, ohne sich erst mal auf den neuesten Stand bringen zu müssen.

Immer die Abkürzung kennen

Was Notion besonders effektiv macht ist, dass für alles Automatisierungen und Templates erstellt werden können. Wenn, wir einen Eintrag in gleicher Form mehr als einmal benötigen können, wird dieser zum Template und kann automatisch geladen werden. Das reicht von einfachen Kontaktbuch-Einträgen zu ganzen Präsentationen und Projekt-Plänen, in denen nur noch die neuen Inhalte an der richtigen Stelle eingefügt werden müssen.

Unser Projektmanagement-Template

Du hast Lust bekommen, Notion auszuprobieren? Sicher dir jetzt unser kostenloses Projektmanagement Template! Folge uns einfach auf Twitter, LinkedIn oder Instagram und sende eine Privatnachricht mit dem Codewort „Notion“, schon ist der Link bei dir! Wir wünschen dir viel Spaß und Produktivität 🖤

Copyright: Der Screenshot in Bild 2 und die fröhlichen Grafiken sind vom notion.so Team erstellt und bereitgestellt.